W tym poradniku
Pełna teczka powypadkowa powinna pokazywać, co się wydarzyło, na jakich dowodach oparto ustalenia i jakie działania mają zapobiec kolejnemu wypadkowi. Zestaw dokumentów zależy od statusu poszkodowanego oraz trybu postępowania. Najpierw wybierz właściwy tryb, następnie kompletuj dowody i formularze.
Najpierw wybierz właściwy formularz końcowy
| Sytuacja | Dokument | Co ustalić przed użyciem wzoru |
|---|---|---|
| Wypadek pracownika przy pracy | Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. | Zatrudnienie pracownicze, okoliczności zdarzenia oraz właściwy skład zespołu. |
| Wypadek ubezpieczonej osoby niebędącej pracownikiem | Karta wypadku według odrębnego trybu. | Tytuł ubezpieczenia i podmiot właściwy do ustalenia okoliczności. |
| Wypadek w drodze do pracy lub z pracy | Karta wypadku w drodze do pracy lub z pracy. | Cel, przebieg i ewentualne przerwy w drodze oraz właściwy podmiot. |
Nazwa „karta wypadku” występuje w różnych regulacjach. Karta dotycząca ubezpieczonej osoby niebędącej pracownikiem i karta wypadku w drodze nie są zamiennymi drukami.
Podstawa: Tryb dla ubezpieczonych niebędących pracownikami, Dz. U. 2022 poz. 223.
Podstawa: Wypadki w drodze do pracy lub z pracy, Dz. U. 2013 poz. 924.
Dokumenty od zgłoszenia do ustalenia przyczyn
Dla wypadku pracownika uporządkuj teczkę według przebiegu sprawy. W praktyce przydaje się jeden identyfikator sprawy i spis dokumentów. Każdy dowód powinien mieć czytelne oznaczenie, datę i źródło, aby odwołanie z protokołu dało się łatwo odnaleźć.
- Zgłoszenie zdarzenia i zapis daty uzyskania zawiadomienia o wypadku.
- Dokument powołania zespołu powypadkowego oraz ustalenie osób prowadzących sprawę.
- Wyjaśnienia poszkodowanego, jeżeli stan zdrowia pozwala na ich złożenie, i informacje świadków.
- Oględziny miejsca, ustalenia dotyczące maszyn, zabezpieczeń i warunków pracy; w razie potrzeby szkic lub fotografie.
- Opinia lekarza, a w razie potrzeby innych specjalistów, w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku.
- Pozostałe istotne dowody, np. właściwe instrukcje, ocena ryzyka lub dokumenty potwierdzające przygotowanie do pracy.
Podstawa: Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, w szczególności § 7.
Protokół, zapoznanie i zatwierdzenie
Ustalenia należy przenieść do protokołu według urzędowego wzoru. W opisie oddziel fakty od wniosków. Każda wskazana przyczyna powinna wynikać z materiału dowodowego. Samo ogólne stwierdzenie „nieuwaga pracownika” nie wyjaśnia mechanizmu wypadku ani warunków, w których do niego doszło.
Przed zatwierdzeniem protokołu zespół zapoznaje z nim poszkodowanego, poucza o prawie zgłoszenia uwag i zastrzeżeń oraz zapewnia możliwość zapoznania się z aktami i sporządzania notatek, odpisów i kopii. W wypadku śmiertelnym odpowiednie uprawnienia mają wskazani w przepisach członkowie rodziny. Zachowaj zastrzeżenia, zdanie odrębne i dokumenty wyjaśniające, jeżeli wystąpiły.
Podstawa: Urzędowy wzór protokołu, Dz. U. 2019 poz. 1071.
Jakie daty kontrolować
| Czynność | Początek biegu lub zasada |
|---|---|
| Przystąpienie zespołu do ustaleń | Niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku. |
| Sporządzenie protokołu pracownika | Nie później niż 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku; uzasadnione przeszkody lub trudności trzeba opisać w protokole. |
| Zatwierdzenie przez pracodawcę | Nie później niż 5 dni od sporządzenia protokołu. |
| Nowy protokół po zwrocie do wyjaśnienia i uzupełnienia | Nie później niż 5 dni; dołącza się protokół niezatwierdzony. |
| Doręczenie zatwierdzonego protokołu | Niezwłocznie poszkodowanemu, a w wypadku śmiertelnym uprawnionym członkom rodziny. |
| Przechowywanie protokołu i dokumentacji powypadkowej | 10 lat — obowiązek z art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy. |
Nie buduj terminarza jako jednej formuły „data wypadku + 14 dni”. Data zdarzenia może różnić się od daty zawiadomienia. Czynności niezwłoczne oraz obowiązki dotyczące ZUS i sprawozdawczości wymagają oddzielnego ustalenia.
Dokumenty po zatwierdzeniu protokołu
Dołącz potwierdzenia doręczenia, wpis w rejestrze wypadków oraz plan działań profilaktycznych. Każdemu działaniu przypisz osobę odpowiedzialną i termin. Po wykonaniu zachowaj dowód oraz wynik sprawdzenia skuteczności. Jeżeli rozpoznano nieszczelność instalacji, teczka powinna pokazywać także naprawę i kontrolę, a nie kończyć się na ogólnym zaleceniu zachowania ostrożności.
Dokumenty do świadczeń ZUS i statystycznej karty Z-KW dobiera się do sprawy i właściwych obowiązków. Nie wszystkie formularze z rozbudowanego pakietu muszą znaleźć się w każdej teczce. Dane medyczne i osobowe należy ograniczyć do zakresu potrzebnego do postępowania oraz udostępniać uprawnionym osobom.
Jak korzystać z wypełnionego przykładu
Porównuj powiązania między zgłoszeniem, wyjaśnieniami, dowodami i protokołem. Sprawdź, czy opis urazu jest zgodny z danymi medycznymi, a wnioski profilaktyczne wynikają z przyczyn. Przykładowych nazwisk, dat, kwalifikacji i podpisów nie przenosi się do rzeczywistej sprawy.
Pakiet dokumentacji powypadkowej Secure BHP zawiera puste wzory, trzy odrębne fikcyjne sprawy i arkusz Excel do kontroli terminów oraz kompletności. Protokół pracownika jest edytowalnym plikiem Word opartym na wzorze z 2019 r.; przykładowe wpisy wyróżniono na czerwono. Cena wynosi 199 zł brutto. Na stronie produktu znajdziesz pełny spis plików i podgląd.
Przebieg samego postępowania omawia poradnik Postępowanie powypadkowe — zasady, terminy i wzór protokołu. Jeśli potrzebujesz pomocy w konkretnej sprawie, sprawdź usługę dokumentacji powypadkowej.
Opracowanie Secure BHP. Aktualizacja: 15 września 2026 r.