Postępowanie powypadkowe — zasady, terminy i wzór protokołu

Po wypadku pracownika trzeba zapewnić pomoc, zabezpieczyć miejsce, ustalić okoliczności i przyczyny oraz zastosować środki zapobiegające podobnym zdarzeniom. Poniżej porządkujemy obowiązki zespołu powypadkowego i pracodawcy, terminy oraz właściwy wzór protokołu.

Pomoc, zabezpieczenie miejsca i wymagane zawiadomienia

Zapewnij pierwszą pomoc i usuń bezpośrednie zagrożenie. Zabezpiecz miejsce tak, aby nie dopuścić osób niepowołanych, zbędnego uruchomienia zatrzymanych urządzeń ani zmian utrudniających ustalenie okoliczności. Wyjątkiem są działania konieczne do ratowania osób lub mienia albo zapobieżenia niebezpieczeństwu.

Pracodawca niezwłocznie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym oraz o innym wypadku, który wywołał takie skutki, ma związek z pracą i może być uznany za wypadek przy pracy. Zawiadomienie nie czeka na zakończenie postępowania i sporządzenie protokołu.

Kto ustala okoliczności i przyczyny

Zespół powypadkowy powołuje pracodawca. Co do zasady w jego skład wchodzi pracownik służby BHP i społeczny inspektor pracy. W przypadkach opisanych w § 5–6 rozporządzenia stosuje się inne dopuszczone konfiguracje. Przy braku społecznej inspekcji pracy w zespole uczestniczy przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP.

Gdy mała liczba zatrudnionych uniemożliwia utworzenie wymaganego zespołu dwuosobowego, zespół tworzą pracodawca i specjalista spoza zakładu pracy. Nie należy automatycznie przyjmować dowolnych dwóch osób.

Ustalenia i dowody

Zespół przystępuje do pracy niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku. Przeprowadza oględziny, wysłuchuje poszkodowanego, jeśli pozwala na to jego zdrowie, zbiera informacje świadków i inne dowody, zasięga wymaganych opinii oraz dokonuje kwalifikacji zdarzenia. Wnioski profilaktyczne powinny odpowiadać ustalonym przyczynom i uwzględniać ocenę ryzyka na stanowisku.

Podstawa: Rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r., Dz. U. poz. 870.

Ile czasu jest na protokół i zatwierdzenie

Protokół należy sporządzić nie później niż 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku. Uzasadnione przeszkody lub trudności powodujące przekroczenie terminu trzeba wskazać w protokole. Pracodawca zatwierdza protokół nie później niż 5 dni od jego sporządzenia.

Przed zatwierdzeniem zespół zapoznaje poszkodowanego z treścią, poucza o uwagach i zastrzeżeniach oraz zapewnia dostęp do akt. Zastrzeżenia lub niezgodność protokołu z wymaganiami mogą prowadzić do jego zwrotu zespołowi. Po wyjaśnieniu i uzupełnieniu sporządza się, nie później niż w ciągu 5 dni, nowy protokół z dołączonym poprzednim niezatwierdzonym protokołem.

Doręczenie, rejestr i działania profilaktyczne

Zatwierdzony protokół pracodawca doręcza niezwłocznie poszkodowanemu, a w razie wypadku śmiertelnego — uprawnionym członkom rodziny. Protokoły dotyczące wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych przekazuje się także właściwemu inspektorowi pracy. Na podstawie protokołów prowadzi się rejestr wypadków przy pracy. Protokół i pozostałą dokumentację powypadkową przechowuje się przez 10 lat.

Działania profilaktyczne wymagają wdrożenia i sprawdzenia skuteczności. Wskaż wykonawcę, termin, dowód wykonania oraz sposób kontroli. Naprawa techniczna może wymagać uzupełnienia zasad nadzoru, instrukcji i oceny ryzyka.

Kiedy stosuje się kartę zamiast protokołu

Protokół opisany w tym poradniku dotyczy trybu pracowniczego. Dla ubezpieczonych osób niebędących pracownikami obowiązuje odrębna karta wypadku i właściwość podmiotów ustalających okoliczności. Wypadek w drodze do pracy lub z pracy dokumentuje się inną kartą, według osobnych przepisów. Wybór formularza wymaga ustalenia sytuacji poszkodowanego i okoliczności zdarzenia.

Urzędowy wzór i edytowalne dokumenty

Aktualny wzór protokołu określa załącznik do rozporządzenia z 24 maja 2019 r. Można bezpłatnie otworzyć urzędowy wzór protokołu w Dzienniku Ustaw — PDF.

Edytowalny formularz Word, wypełniony przykład, pozostałe wzory i arkusz kontroli spraw znajdują się w pakiecie powypadkowym Secure BHP za 199 zł brutto. Zestawienie dokumentów i ich funkcji opisujemy w osobnym poradniku: Dokumentacja powypadkowa — lista dokumentów.

Pomoc w konkretnej sprawie

Przygotowanie dokumentów można powierzyć Secure BHP w ramach usługi postępowania i dokumentacji powypadkowej. Zakres obsługi ustalamy na podstawie sytuacji zakładu i zdarzenia.

Opracowanie Secure BHP. Aktualizacja: 15 września 2026 r.