Nie ma jednej prawidłowej ceny obsługi BHP dla każdej firmy. Biuro zatrudniające kilka osób potrzebuje innego zakresu niż zakład produkcyjny z pracą zmianową, maszynami i kilkoma lokalizacjami. Rzetelna wycena zaczyna się od poznania organizacji, stanowisk i obecnego stanu dokumentacji.
Co najbardziej wpływa na cenę?
Liczba pracowników i stanowisk
Znaczenie ma nie tylko liczba osób, ale również liczba różnych stanowisk. Dziesięciu pracowników wykonujących podobne zadania może wymagać mniej zróżnicowanej dokumentacji niż pięć osób na pięciu odmiennych stanowiskach.
Rodzaj działalności i zagrożenia
Praca biurowa, magazyn, budowa, transport i produkcja różnią się poziomem ryzyka oraz częstotliwością koniecznych wizyt. Maszyny, substancje niebezpieczne, prace na wysokości czy prace szczególnie niebezpieczne zwiększają zakres nadzoru i dokumentacji.
Liczba lokalizacji i organizacja pracy
Na wycenę wpływają dojazdy, praca zmianowa, rozproszone zespoły i dostępność osób odpowiedzialnych. Część konsultacji i dokumentów można realizować zdalnie, ale ocena stanowisk, audyt czy czynności powypadkowe wymagają obecności w zakładzie.
Stan dokumentacji
Stała obsługa firmy z uporządkowanymi ocenami ryzyka, instrukcjami i rejestrami wygląda inaczej niż rozpoczęcie współpracy od uzupełnienia wieloletnich braków. Dlatego jednorazowy audyt początkowy często pozwala oddzielić prace wdrożeniowe od bieżącego abonamentu.
Co może obejmować abonament?
- bieżące konsultacje dla pracodawcy i kadry kierowniczej,
- kontrolę terminów szkoleń, badań i przeglądów,
- aktualizację podstawowych rejestrów i dokumentacji,
- zaplanowaną liczbę wizyt lub audytów,
- wsparcie przy zmianach stanowisk i organizacji pracy,
- przygotowanie do kontroli oraz realizację zaleceń,
- określony sposób reakcji w sytuacjach pilnych.
Warto sprawdzić, które czynności są w stałej opłacie, a które są rozliczane osobno. Dotyczy to zwłaszcza postępowań powypadkowych, nowych ocen ryzyka, pomiarów, dużych audytów, szkoleń i częstych dojazdów.
Abonament czy pojedyncze zlecenia?
Pojedyncze zlecenie jest rozsądne, gdy firma potrzebuje konkretnego audytu, oceny ryzyka lub szkolenia i ma osobę odpowiedzialną za dalsze terminy. Stała obsługa lepiej sprawdza się przy regularnym zatrudnianiu, zmianach stanowisk, większej liczbie dokumentów i potrzebie bieżącego wsparcia.
Model mieszany może obejmować niewielki abonament za nadzór i konsultacje oraz oddzielne wyceny większych projektów. Najważniejsze, aby odpowiedzialność i zakres były opisane przed rozpoczęciem współpracy.
Jak przygotować dane do wyceny?
- podaj liczbę pracowników i rodzaje umów,
- wymień stanowiska oraz lokalizacje,
- opisz profil działalności i główne zagrożenia,
- wskaż pracę zmianową i prace szczególnie niebezpieczne,
- określ stan ocen ryzyka, instrukcji i rejestrów,
- napisz, jak często potrzebujesz wizyt i konsultacji,
- wskaż najpilniejszy problem albo termin kontroli.
Jak porównać dwie oferty?
Porównuj zakres, częstotliwość wizyt, czas reakcji, sposób rozliczenia dodatkowych prac i dostęp do dokumentów. Zapytaj, kto faktycznie będzie prowadził obsługę i jak wygląda zastępstwo. Dobrze opisana oferta powinna pozwolić ustalić, co otrzymasz w typowym miesiącu oraz ile mogą kosztować zdarzenia niestandardowe.
Otrzymaj zakres dopasowany do firmy
Przekaż podstawowe informacje o zatrudnieniu i działalności. Secure BHP wskaże potrzebne działania oraz sposób rozliczenia.
Podstawa organizacyjna
Obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy pozostaje po stronie pracodawcy także wtedy, gdy korzysta on ze wsparcia zewnętrznego specjalisty. Zakres współpracy powinien zatem odpowiadać realnym potrzebom zakładu, a nie jedynie formalnemu posiadaniu umowy.
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny. Zakres obowiązków należy zawsze odnieść do aktualnych przepisów i warunków występujących w konkretnej firmie.