Outsourcing BHP czy własny specjalista – koszty i odpowiedzialność

Nie ma jednego modelu obsługi BHP dobrego dla każdej firmy. Własny specjalista zapewnia stałą obecność w organizacji, a outsourcing pozwala korzystać z kompetencji w zakresie dopasowanym do skali i ryzyka działalności. Decyzję warto oprzeć nie tylko na miesięcznej cenie, lecz także na liczbie pracowników, rodzaju zagrożeń, częstotliwości zmian i potrzebie bieżącej obecności w zakładzie.

Najpierw sprawdź, jaki model dopuszczają przepisy

Forma realizacji zadań służby BHP zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych i warunków występujących w zakładzie. Zgodnie z art. 237¹¹ Kodeksu pracy pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę BHP. Przy zatrudnieniu do 100 pracowników zadania powierza się co do zasady pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy, a w razie braku kompetentnych pracowników można powierzyć je specjaliście spoza zakładu.

Inspektor pracy może nakazać utworzenie służby BHP albo zwiększenie jej obsady, jeżeli uzasadniają to zagrożenia zawodowe. Dlatego decyzja zakupowa powinna zaczynać się od sprawdzenia stanu prawnego i organizacji firmy, a nie od porównania dwóch stawek.

Porównanie modeli

Obszar	Outsourcing BHP	Własny specjalista
Koszt stały	Abonament albo rozliczenie ustalonego zakresu; większe projekty mogą być wyceniane osobno.	Wynagrodzenie, składki i świadczenia, stanowisko pracy, narzędzia, szkolenia oraz koszt zastępstwa.
Dostępność	Według umowy, harmonogramu wizyt i uzgodnionego czasu reakcji.	Stała obecność w godzinach pracy, z uwzględnieniem urlopów i innych nieobecności.
Znajomość firmy	Budowana podczas audytu, wizyt i regularnej współpracy.	Rozwijana codziennie dzięki obecności w organizacji i kontaktowi z procesami.
Zakres kompetencji	Możliwość dopasowania ekspertów i dokumentów do konkretnych projektów.	Zależny od doświadczenia zatrudnionej osoby i możliwości wsparcia jej przez innych ekspertów.
Skalowanie	Zakres można zwiększać wraz z zatrudnieniem, nowymi lokalizacjami i inwestycjami.	Wzrost skali może wymagać zwiększenia etatu lub liczby osób w służbie BHP.

Jak policzyć rzeczywisty koszt własnego specjalisty?

Porównanie samego wynagrodzenia z fakturą za outsourcing jest niepełne. Po stronie stanowiska wewnętrznego trzeba uwzględnić całkowity koszt zatrudnienia, wyposażenie, oprogramowanie, rozwój zawodowy, czas wdrożenia oraz zapewnienie ciągłości podczas nieobecności. Jeżeli firma potrzebuje dodatkowo specjalistycznych pomiarów, szkoleń, wsparcia prawnego lub dokumentacji dla nietypowych procesów, mogą pojawić się kolejne zakupy.

W outsourcingu należy z kolei sprawdzić, co mieści się w abonamencie. Niska opłata nie będzie korzystna, jeżeli każda wizyta, ocena ryzyka, postępowanie powypadkowe lub przygotowanie do kontroli są rozliczane oddzielnie.

Kiedy outsourcing jest praktycznym rozwiązaniem?

• firma nie ma kompetentnego pracownika, któremu można powierzyć zadania służby BHP,
• zatrudnienie i liczba stanowisk nie uzasadniają pełnego etatu,
• potrzebny jest audyt startowy i uporządkowanie zaległej dokumentacji,
• zmiany zachodzą okresowo i można je obsługiwać w zaplanowanych cyklach,
• pracodawca potrzebuje konsultacji, dokumentów i wizyt według jasno określonego zakresu.

Kiedy własny specjalista może być lepszy?

• procesy są złożone, szybko się zmieniają i wymagają codziennej obecności,
• zakład prowadzi pracę zmianową albo wiele prac szczególnie niebezpiecznych,
• liczba pracowników wymaga utworzenia służby BHP,
• specjalista ma być stale zaangażowany w inwestycje, zakupy, odbiory i narady produkcyjne,
• organizacja potrzebuje natychmiastowego wsparcia na miejscu przez znaczną część tygodnia.

Model mieszany: osoba wewnętrzna i wsparcie zewnętrzne

Część firm łączy oba rozwiązania. Osoba wewnętrzna pilnuje przepływu informacji, terminów i codziennych zgłoszeń, natomiast zewnętrzny specjalista wspiera ją przy audytach, ocenach ryzyka, dokumentacji powypadkowej, szkoleniach albo zmianach technicznych. Taki model ma sens, gdy role i odpowiedzialności są zapisane, a pracownicy wiedzą, do kogo zgłaszać konkretne sprawy.

Odpowiedzialność pozostaje po stronie pracodawcy

Powierzenie zadań służby BHP innej osobie nie przenosi odpowiedzialności za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Z art. 207 Kodeksu pracy wynika, że odpowiada za niego pracodawca. Specjalista BHP pełni funkcje doradcze i kontrolne, przygotowuje analizy i zalecenia oraz realizuje uzgodnione zadania, ale decyzje organizacyjne i zapewnienie środków należą do pracodawcy.

Pytania przed wyborem oferty

1. Czy wybrany model jest prawidłowy przy naszej liczbie pracowników i zagrożeniach?
2. Jakie działania są w opłacie stałej, a jakie rozlicza się osobno?
3. Ile wizyt obejmuje współpraca i jaki jest czas reakcji?
4. Kto przygotowuje oceny ryzyka, instrukcje, rejestry i dokumentację powypadkową?
5. Jak wygląda zastępstwo i dostęp do dokumentów?
6. Jak przekazujemy informacje o nowych pracownikach, maszynach i zmianach organizacji?

Źródła

• Kodeks pracy, art. 207 i art. 237¹¹,
• PIP: kiedy należy stworzyć służbę BHP?.