W tym poradniku
- Od czego zacząć przygotowanie szkolenia
- Jakie dokumenty i materiały przygotować
- Jak dobrać czas instruktażu
- Potwierdzenia papierowe i elektroniczne
- Co uzupełnić w prezentacji dla konkretnego zakładu
- Kontrola spójności przed zamknięciem dokumentacji
- Gotowe materiały do przygotowania zajęć
- Sprawdź usługi Secure BHP
- Kamil Korneluk
Dokumentację szkolenia wstępnego warto przygotować jako spójny zestaw: program, materiały prowadzącego, potwierdzenie odbycia instruktaży oraz dokumenty potrzebne do dopuszczenia do konkretnej pracy. Prezentacja pomaga prowadzić zajęcia, a karta szkolenia potwierdza ich odbycie. Każdy z tych materiałów pełni inną funkcję.
Od czego zacząć przygotowanie szkolenia
Ustal stanowisko, zakres zadań i warunki, w jakich pracownik będzie pracował. Dobierz osoby prowadzące instruktaż ogólny i stanowiskowy zgodnie z wymaganiami rozporządzenia. Zaplanuj oba etapy tak, aby wymagane szkolenie poprzedzało dopuszczenie do pracy. Sam podpis na formularzu nie potwierdza umiejętności, których pracownik nie miał możliwości przećwiczyć.
Program opracowuje się na podstawie programu ramowego, z uwzględnieniem rodzaju i warunków pracy uczestników. W dokumentach warto oddzielić treść programu ramowego od informacji dotyczących zakładu: zagrożeń, wyposażenia, zasad organizacyjnych i sposobu sprawdzenia przygotowania do pracy.
Podstawa: Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP — tekst jednolity, Dz. U. 2024 poz. 1327.
Jakie dokumenty i materiały przygotować
| Materiał | Do czego służy | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Program instruktażu ogólnego | Określa cele, tematykę i sposób prowadzenia zajęć. | Zgodność z programem ramowym oraz uzupełnienie o zasady zakładowe. |
| Program instruktażu stanowiskowego | Porządkuje przygotowanie do pracy na danym stanowisku. | Rzeczywiste zadania, zagrożenia, pokaz, ćwiczenie i sprawdzian. |
| Prezentacja i skrypt prowadzącego | Pomagają przeprowadzić instruktaż ogólny. | Aktualność treści, czytelność slajdów oraz zgodność skryptu z ich kolejnością. |
| Karta szkolenia wstępnego wraz z wymaganymi potwierdzeniami | Dokumentuje odbycie instruktaży. | Dane uczestnika, daty, osoby prowadzące oraz podpisy lub adnotacje i dołączone potwierdzenia elektroniczne. |
| Materiały stanowiskowe | Pozwalają odnieść szkolenie do wykonywanej pracy. | Ocena ryzyka, instrukcje, środki ochrony i organizacja bezpiecznej pracy. |
| Harmonogram, lista i rejestr | Pomagają organizować zajęcia i kontrolować dokumentację. | Spójność z kartą, czasem zajęć i rzeczywistym przebiegiem szkolenia. |
Harmonogram, lista obecności czy własna checklista są pomocami organizacyjnymi. Nie zastępują dokumentów i potwierdzeń wymaganych przepisami. W przypadku instruktażu stanowiskowego sprawdzian wiedzy i umiejętności jest podstawą dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Jak dobrać czas instruktażu
Program ramowy instruktażu ogólnego przewiduje minimum 3 godziny lekcyjne. Dla instruktażu stanowiskowego ramowe minimum wynosi co do zasady 8 godzin lekcyjnych, a dla wskazanej w programie grupy pracowników administracyjno-biurowych narażonych na czynniki uciążliwe — 2 godziny lekcyjne. Godzina lekcyjna trwa 45 minut. Czas trzeba dobrać do przygotowania zawodowego pracownika, dotychczasowego stażu pracy oraz rodzaju pracy i zagrożeń na stanowisku.
Dłuższy scenariusz zajęć może być uzasadniony. Wtedy zachowaj zgodność między programem przyjętym przez organizatora, harmonogramem i rzeczywistym czasem szkolenia. Nie wpisuj do karty dat i godzin wynikających wyłącznie z przykładu.
Potwierdzenia papierowe i elektroniczne
Zmiana rozporządzenia z 24 listopada 2025 r. dopuściła odpowiednie potwierdzenia pracownika i kierownika komórki organizacyjnej w postaci papierowej lub elektronicznej. Potwierdzenie elektroniczne nie eliminuje karty szkolenia wstępnego: pracodawca wpisuje w miejscu podpisu odpowiednią adnotację i dołącza do karty dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie albo jego odwzorowanie. Kartę wraz z tymi dokumentami przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
Podstawa: Zmiana zasad potwierdzania szkolenia, Dz. U. 2025 poz. 1640.
Co uzupełnić w prezentacji dla konkretnego zakładu
- Osoby, którym zgłasza się zagrożenie lub wypadek, oraz działające numery kontaktowe.
- Drogi komunikacyjne, wyjścia ewakuacyjne, alarmowanie i miejsce zbiórki.
- Lokalizacje apteczek oraz osoby wyznaczone do udzielania pierwszej pomocy.
- Zagrożenia charakterystyczne dla zakładu i zasady poruszania się po jego terenie.
- Reguły zgłaszania usterek, organizację pracy i sposób korzystania z instrukcji.
Przejdź te punkty przed zajęciami. Pracownik powinien dostać informacje, z których może skorzystać w miejscu pracy, np. wskazanie konkretnego wyjścia i apteczki. Przykłady ogólne pomagają wyjaśnić zasadę, ale wymagają odniesienia do rzeczywistego otoczenia.
Kontrola spójności przed zamknięciem dokumentacji
Porównaj dane pracownika i stanowiska w programach, karcie i rejestrze. Sprawdź kolejność instruktaży, datę sprawdzianu stanowiskowego, osoby prowadzące i potwierdzenia. Oddziel termin pierwszego szkolenia okresowego od szkolenia wstępnego: szkoleniu wstępnemu nie przypisuje się umownej daty ważności. Kolejne obowiązki ustala się według rodzaju pracy, terminów z przepisów oraz zmian warunków zatrudnienia.
Gotowe materiały do przygotowania zajęć
Pakiet szkolenia wstępnego Secure BHP zawiera 93 edytowalne slajdy w trzech plikach PPTX, skrypt prowadzącego, wzory dokumentów, czerwone przykłady wypełnienia i rejestr Excel. Na stronie produktu można obejrzeć demo prezentacji przed zakupem. Cena pakietu wynosi 299 zł brutto.
Jeśli potrzebujesz przeprowadzenia szkolenia dla pracowników, sprawdź usługę szkolenia wstępnego BHP. Kupno plików służy przygotowaniu zajęć; nie oznacza ukończenia szkolenia przez pracownika.
Opracowanie Secure BHP. Aktualizacja: 15 września 2026 r.