Nie istnieje jeden wspólny termin przechowywania wszystkich dokumentów BHP. Okres zależy od rodzaju dokumentu, daty zatrudnienia pracownika oraz przepisów szczególnych. Dlatego firmowe archiwum warto podzielić na dokumentację osobową, wypadkową, dotyczącą warunków pracy oraz dokumenty organizatora szkoleń.
Najważniejsze okresy w skrócie
| Rodzaj dokumentu | Podstawowa zasada |
|---|---|
| Karta szkolenia wstępnego | Jest częścią B akt osobowych i podlega okresowi właściwemu dla dokumentacji pracowniczej. |
| Dokumentacja powypadkowa | Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku wraz z pozostałą dokumentacją przechowuje się przez 10 lat. |
| Ocena ryzyka zawodowego | Przepisy ogólne nie określają jednej liczby lat. Pracodawca musi posiadać dokument aktualny; wcześniejsze wersje warto archiwizować dla celów dowodowych. |
| Programy aktualnych szkoleń BHP | Pracodawca przechowuje programy, na podstawie których były prowadzone aktualne szkolenia pracowników. |
| Dokumentacja badań i pomiarów | Okres zależy od rodzaju czynnika i właściwych przepisów szczególnych. |
Karta szkolenia wstępnego w aktach osobowych
Karta szkolenia wstępnego jest przechowywana w części B akt osobowych. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy wymagają dłuższego okresu.
Dla pracowników zatrudnionych wcześniej mogą mieć zastosowanie przepisy przejściowe i dłuższe okresy. Dlatego nie należy automatycznie niszczyć starszych akt wyłącznie na podstawie ogólnej zasady 10 lat.
Dokumentacja powypadkowa – 10 lat
Kodeks pracy wskazuje, że protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową pracodawca przechowuje przez 10 lat. Dokumenty powinny być kompletne i powiązane z rejestrem wypadków.
Ocena ryzyka zawodowego – liczy się aktualność
Dla dokumentacji oceny ryzyka zawodowego przepisy ogólne nie podają jednego okresu wyrażonego w latach. Pracodawca musi jednak oceniać i dokumentować ryzyko oraz informować pracowników o wynikach. W praktyce należy utrzymywać wersję aktualną, a poprzednie wersje archiwizować tak, aby można było wykazać, jak zmieniały się warunki pracy i działania profilaktyczne.
Usunięcie poprzedniej wersji bez zachowania historii może utrudnić analizę wypadku, choroby zawodowej albo kontrolę dotyczącą wcześniejszego okresu.
Programy szkoleń, dzienniki i rejestry
Pracodawca przechowuje programy, na podstawie których były prowadzone aktualne szkolenia pracowników. Organizator szkolenia prowadzi również dokumentację obejmującą programy, dzienniki zajęć, protokoły egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń. Nie należy utożsamiać obowiązku pracodawcy dotyczącego programu z dokumentacją przechowywaną przez organizatora szkolenia.
Dokumenty wymagające osobnej analizy
W przypadku rejestrów czynników rakotwórczych, mutagennych, reprotoksycznych, biologicznych, dokumentacji narażenia, badań i pomiarów czy dokumentacji medycznej mogą obowiązywać szczególne, często dłuższe okresy. Takich dokumentów nie powinno się usuwać według ogólnego firmowego harmonogramu bez sprawdzenia właściwych przepisów.
Jak zbudować bezpieczne archiwum BHP?
- Przygotuj wykaz rodzajów dokumentów i podstaw prawnych.
- Przypisz właściciela dokumentu, miejsce przechowywania i okres retencji.
- Oddziel wersje aktualne od archiwalnych, zachowując daty obowiązywania.
- Zapewnij poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji.
- Wstrzymaj planowe niszczenie dokumentów, jeżeli mogą być potrzebne w trwającym postępowaniu.
- Dokumentuj zniszczenie po upływie właściwego okresu.
Podstawa prawna
- Kodeks pracy, w szczególności przepisy o dokumentacji pracowniczej i powypadkowej,
- rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej,
- rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP.
Chcesz uporządkować dokumentację BHP?
Przeprowadzimy przegląd dokumentów, wskażemy braki i pomożemy zbudować czytelny system wersji, rejestrów i terminów.