Ukończenie materiału na platformie nie jest jeszcze równoznaczne z wystawieniem zaświadczenia. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem, a dokument otrzymuje uczestnik, który uzyskał pozytywny wynik. Zaświadczenie musi odpowiadać wzorowi określonemu w rozporządzeniu.
Stan prawny artykułu: sierpień 2026 r.
Kiedy można wystawić zaświadczenie?
Zgodnie z § 16 rozporządzenia szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę objętą programem i umiejętność wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z zasadami BHP. Egzamin przeprowadza komisja powołana przez organizatora. Dopiero pozytywny wynik stanowi podstawę wydania zaświadczenia.
Ta zasada dotyczy również samokształcenia kierowanego prowadzonego przez internet. Forma online zmienia sposób udostępnienia materiałów, ale nie usuwa egzaminu ani obowiązku udokumentowania szkolenia.
Jakie dane zawiera urzędowy wzór?
Załącznik nr 3 do rozporządzenia przewiduje dwustronicowy wzór. Na pierwszej stronie znajdują się między innymi:
- nazwa organizatora szkolenia,
- imię lub imiona i nazwisko uczestnika,
- data urodzenia uczestnika,
- pełna nazwa szkolenia i grupa, dla której było przeznaczone,
- forma szkolenia i nazwa organizatora,
- okres realizacji oraz cel szkolenia,
- miejsce i data wystawienia,
- numer zaświadczenia według rejestru,
- podpis osoby upoważnionej przez organizatora.
Druga strona służy do wykazania tematyki szkolenia i liczby godzin zajęć teoretycznych oraz praktycznych.
Kto powinien podać datę urodzenia?
Najwygodniej, gdy osoba kierująca pracownika na szkolenie uzupełni ją razem z pozostałymi danymi. Jeżeli jej nie posiada, uczestnik może podać datę po wejściu przez indywidualny link. System powinien wyjaśnić, dlaczego informacja jest potrzebna, ograniczyć dostęp do niej i używać jej wyłącznie do realizacji szkolenia oraz dokumentacji.
Gdzie przechowywać dokument?
Odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych uczestnika. W przypadku pracownika dokument trafia do części B akt osobowych. Nie warto pozostawiać jedynej kopii w wiadomości e-mail organizatora lub osoby prowadzącej kadry.
W procesie cyfrowym skan podpisanego zaświadczenia może zostać dołączony do rejestru szkoleń pracownika. Dzięki temu osoby uprawnione widzą dokument i termin kolejnego szkolenia w jednym miejscu, a oryginał można przechowywać zgodnie z przyjętą postacią dokumentacji pracowniczej.
Zaświadczenie a certyfikat z platformy
Ozdobny certyfikat wygenerowany automatycznie przez system nie zastąpi dokumentu wymaganego rozporządzeniem, jeżeli nie zawiera odpowiednich danych i nie został wydany przez organizatora po pozytywnym egzaminie. Przy wyborze szkolenia warto zapytać nie tylko o dostęp do materiałów, ale również o egzamin, rejestr i sposób przekazania zaświadczenia.
Co sprawdzić po otrzymaniu dokumentu?
- pisownię imienia i nazwiska oraz datę urodzenia,
- zgodność grupy szkoleniowej ze stanowiskiem,
- okres realizacji i formę szkolenia,
- numer w rejestrze i podpis osoby upoważnionej,
- tematykę oraz liczbę godzin na drugiej stronie.
Szkolenie z kompletną dokumentacją
Secure BHP łączy dostęp online, egzamin, monitorowanie postępu i przygotowanie zaświadczenia dla właściwej grupy.
Źródła
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny. Zakres obowiązków należy zawsze odnieść do aktualnych przepisów i warunków występujących w konkretnej firmie.