Nie każdy pracownik administracyjno-biurowy musi odbywać okresowe szkolenie BHP. Zwolnienie zależy przede wszystkim od kategorii ryzyka przeważającej działalności pracodawcy oraz od tego, czy konieczność szkolenia wynika z oceny ryzyka zawodowego.
Stan prawny: lipiec 2026 r.
Kiedy pracownik biurowy może być zwolniony ze szkolenia?
Szkolenie okresowe nie jest wymagane, jeżeli pracownik jest zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym, a rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia.
Samo określenie stanowiska jako „biurowe” nie wystarcza. Trzeba jeszcze sprawdzić działalność pracodawcy i ocenę ryzyka dotyczącą konkretnego stanowiska.
Kiedy szkolenie nadal jest obowiązkowe?
Szkolenie trzeba przeprowadzić, gdy:
- przeważająca działalność pracodawcy ma kategorię ryzyka wyższą niż trzecia,
- z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie okresowe jest potrzebnym działaniem profilaktycznym,
- warunki wykonywania pracy powodują narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne,
- zmiana warunków organizacyjnych lub technicznych wymaga aktualizacji wiedzy pracownika,
- nastąpiła zmiana kategorii ryzyka działalności i ustały przesłanki zwolnienia.
Jak sprawdzić kategorię ryzyka?
Kategoria ryzyka jest związana z rodzajem przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności oraz zasadami dotyczącymi ubezpieczenia wypadkowego. Nie należy ustalać jej wyłącznie na podstawie potocznej oceny, że firma wykonuje „bezpieczną pracę biurową”.
Pracodawca powinien zweryfikować kod przeważającej działalności, właściwą grupę działalności i kategorię ryzyka. Następnie trzeba sprawdzić, czy ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje szkolenia okresowego jako działania profilaktycznego.
Prosta ścieżka decyzyjna dla pracodawcy
- Potwierdź, że stanowisko rzeczywiście ma charakter administracyjno-biurowy.
- Sprawdź przeważającą działalność firmy i przypisaną kategorię ryzyka.
- Przeanalizuj aktualną ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska.
- Zweryfikuj, czy od ostatniej oceny nie zmieniły się warunki pracy, wyposażenie lub organizacja stanowiska.
- Udokumentuj przyjętą decyzję i podstawę zwolnienia albo skierowania na szkolenie.
Co ile lat powtarza się szkolenie, jeśli jest wymagane?
Pierwsze szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego należy zasadniczo przeprowadzić do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku. Kolejne szkolenia odbywają się nie rzadziej niż raz na 6 lat.
Pracodawca może ustalić krótszy odstęp, jeżeli uzasadniają to warunki pracy lub wyniki oceny ryzyka.
Czy pracownik zdalny potrzebuje szkolenia BHP?
Sama praca zdalna nie przesądza ani o zwolnieniu, ani o obowiązku. Nadal trzeba ocenić charakter stanowiska, kategorię ryzyka działalności i wyniki oceny ryzyka zawodowego.
Jeżeli szkolenie jest wymagane, jego program powinien uwzględniać organizację stanowiska z monitorem ekranowym, ergonomię, obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku, instalacje elektryczne, zagrożenia pożarowe oraz postępowanie w razie wypadku.
Czy szkolenie może odbyć się online?
Tak. Dla pracowników administracyjno-biurowych szkolenie okresowe może zostać przeprowadzone w formie samokształcenia kierowanego. Organizator przekazuje materiały, zapewnia konsultacje, przeprowadza egzamin i po pozytywnym wyniku wystawia zaświadczenie.
Potrzebujesz szkolenia dla pracownika biurowego?
Secure BHP oferuje 8-godzinne szkolenie online obejmujące ergonomię, zagrożenia w pracy biurowej, pierwszą pomoc oraz egzamin końcowy.
Najczęstsze pytania
Czy niska kategoria ryzyka zawsze zwalnia ze szkolenia?
Nie. Jeżeli z oceny ryzyka zawodowego wynika potrzeba okresowego szkolenia, należy je przeprowadzić niezależnie od kategorii ryzyka działalności.
Czy księgowy albo pracownik działu kadr jest pracownikiem biurowym?
Zwykle tak, ale o kwalifikacji decyduje rzeczywisty charakter wykonywanej pracy i występujące zagrożenia, a nie sama nazwa stanowiska.
Czy szkolenie online kończy się dokumentem?
Tak. Prawidłowo zorganizowane szkolenie kończy się egzaminem, a po pozytywnym wyniku uczestnik otrzymuje zaświadczenie.
Podstawa prawna
Zasady szkoleń wynikają z rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. oraz przepisów Kodeksu pracy. Aktualne omówienie zwolnienia dla stanowisk administracyjno-biurowych publikuje Państwowa Inspekcja Pracy.