Pracownik administracyjno-biurowy nie zawsze jest zwolniony ze szkolenia okresowego BHP. Decydują warunki wskazane w Kodeksie pracy, w szczególności kategoria ryzyka przeważającej działalności pracodawcy oraz ocena ryzyka zawodowego. Gdy szkolenie jest wymagane, może zostać przeprowadzone online jako samokształcenie kierowane.
Stan prawny artykułu: sierpień 2026 r.
Kiedy pracownik biurowy może korzystać ze zwolnienia?
Kodeks pracy przewiduje brak obowiązku szkolenia okresowego pracownika administracyjno-biurowego, gdy przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika konieczność szkolenia.
Oznacza to, że nie należy stosować automatycznej zasady „praca przy komputerze równa się brak szkolenia”. Pracodawca powinien zweryfikować własną działalność i ocenę ryzyka dla konkretnego stanowiska. Gdy kategoria ryzyka wzrośnie albo z nowej oceny ryzyka wyniknie konieczność szkolenia, pracodawca ma obowiązek przeprowadzić je w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy.
Jak często przeprowadza się szkolenie?
Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy podlega szkoleniu okresowemu, pierwsze szkolenie należy przeprowadzić do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku. Kolejne szkolenia odbywają się nie rzadziej niż raz na 6 lat. Pracodawca ustala częstotliwość i czas trwania po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, biorąc pod uwagę rodzaj oraz warunki pracy.
Czy szkolenie może odbyć się przez internet?
Tak. Dla tej grupy przepisy dopuszczają kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane. W ostatniej formie materiały mogą być udostępnione przez internet, ale organizator musi zapewnić konsultacje z odpowiednimi wykładowcami, program dostosowany do grupy i prawidłową weryfikację wiedzy.
Ramowy program dla pracowników administracyjno-biurowych przewiduje co najmniej 8 godzin lekcyjnych. Treść powinna uwzględniać rzeczywiste warunki, między innymi organizację stanowiska z monitorem, obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego, czynniki psychospołeczne, postępowanie w razie wypadku oraz zasady ochrony przeciwpożarowej i pierwszej pomocy.
Jak wygląda szkolenie online w praktyce?
- pracodawca wybiera szkolenie dla grupy administracyjno-biurowej,
- podaje dane uczestnika i wysyła zaproszenie,
- pracownik otrzymuje indywidualny dostęp do materiałów,
- realizuje szkolenie w czasie pracy i korzysta z możliwości konsultacji,
- przystępuje do egzaminu końcowego,
- po pozytywnym wyniku organizator wydaje zaświadczenie.
Co powinien zachować pracodawca?
Odpis zaświadczenia należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Pracodawca zachowuje również aktualny program szkolenia. Dobrą praktyką jest zapisanie terminu kolejnego szkolenia w rejestrze z odpowiednim wyprzedzeniem, aby nie odkładać działania do dnia utraty ważności.
Najczęstsze pytania
Czy każdy pracownik biurowy jest zwolniony?
Nie. Zwolnienie zależy od warunków wskazanych w Kodeksie pracy i od oceny ryzyka zawodowego.
Czy szkolenie można zrobić po godzinach?
Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Kurs online nie zmienia tej zasady.
Czy po kursie online wydawane jest zaświadczenie?
Tak, jeżeli uczestnik ukończy prawidłowo zorganizowane szkolenie i uzyska pozytywny wynik egzaminu.
Szkolenie dla pracowników administracyjno-biurowych
Uruchom dostęp online, monitoruj postęp i odbierz zaświadczenie po zdanym egzaminie.
Źródła urzędowe
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny. Zakres obowiązków należy zawsze odnieść do aktualnych przepisów i warunków występujących w konkretnej firmie.