Szkolenie okresowe BHP online można zorganizować sprawnie, ale nie powinno zaczynać się od przypadkowego wyboru kursu. Najpierw trzeba ustalić grupę stanowisk, dopuszczalną formę szkolenia oraz termin. Dopiero później pracownik otrzymuje dostęp, realizuje program i przystępuje do egzaminu.
Poniższa procedura pomaga pracodawcy przejść przez cały proces bez braków w dokumentacji. Stan prawny artykułu: sierpień 2026 r.
1. Ustal, do której grupy należy pracownik
Program szkolenia musi odpowiadać rzeczywistym obowiązkom. Inny zakres dotyczy pracownika administracyjno-biurowego, inny pracownika inżynieryjno-technicznego, a jeszcze inny pracodawcy lub kierownika. Sama nazwa stanowiska nie zawsze wystarcza. Warto sprawdzić zakres czynności, odpowiedzialność za organizację pracy oraz zagrożenia opisane w ocenie ryzyka zawodowego.
Jeśli pracownik wykonuje zadania z kilku grup, należy wybrać program obejmujący wymagany zakres. Nie powinno się kierować technologa, projektanta czy organizatora produkcji na szkolenie przeznaczone wyłącznie dla pracowników biurowych.
2. Sprawdź termin i ewentualne zwolnienie
Pierwsze szkolenie okresowe pracodawców i osób kierujących przeprowadza się do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na takim stanowisku. Dla pozostałych grup wskazanych w rozporządzeniu termin wynosi do 12 miesięcy. Kolejne szkolenia przeprowadza się co do zasady nie rzadziej niż co 5 lat, a dla pracowników administracyjno-biurowych nie rzadziej niż co 6 lat.
Przed wystawieniem skierowania warto sprawdzić aktualne zaświadczenia. W określonych przypadkach pierwsze szkolenie okresowe może nie być potrzebne, jeżeli pracownik przedstawi aktualne zaświadczenie z odpowiednim programem. Szczególną uwagę trzeba zachować przy pracownikach biurowych, ponieważ zwolnienie kodeksowe zależy od kategorii ryzyka przeważającej działalności pracodawcy i wyniku oceny ryzyka.
3. Wybierz organizatora i prawidłową formę
Szkolenie online jest najczęściej realizowane jako samokształcenie kierowane. Organizator powinien zapewnić program dla właściwej grupy, materiały dydaktyczne, możliwość konsultacji, właściwy przebieg nauki, egzamin oraz dokumentację szkolenia. Samo przesłanie prezentacji albo filmu nie jest jeszcze kompletnym procesem szkolenia okresowego.
Pracodawca przekazuje organizatorowi poprawne dane uczestnika. Data urodzenia jest potrzebna do wystawienia zaświadczenia zgodnego z urzędowym wzorem. W Secure BHP osoba kierująca może podać ją przed wysłaniem zaproszenia, a jeżeli tego nie zrobi, kursant uzupełnia ją po przejściu do szkolenia.
4. Udostępnij kurs pracownikowi
Pracownik powinien otrzymać jasną wiadomość: nazwę szkolenia, bezpieczny link dostępu, informację o terminie i dane kontaktowe do konsultacji. Szkolenie BHP odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy, także wtedy, gdy pracownik realizuje materiał przez internet.
Wygodny proces nie wymaga przekazywania uczestnikowi danych o płatności czy statusie zamówienia. Osoba szkolona otrzymuje dostęp bezpośrednio do kursu, natomiast rozliczenie pozostaje po stronie zamawiającego.
5. Monitoruj postęp i przypominaj o terminie
Warto wiedzieć, czy pracownik rozpoczął szkolenie, jaki ma postęp i czy zdał egzamin. W aplikacji Secure BHP zamawiający może odświeżyć dane szkolenia i kontrolować jego status. Dzięki temu nie trzeba pytać każdego uczestnika osobno ani prowadzić dodatkowego arkusza.
6. Egzamin, zaświadczenie i dokumentacja
Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora. Pozytywny wynik jest podstawą wydania imiennego zaświadczenia. Dokument wskazuje między innymi uczestnika i jego datę urodzenia, nazwę i formę szkolenia, organizatora, okres realizacji, cel oraz numer w rejestrze.
Odpis zaświadczenia powinien znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Pracodawca powinien również zachować program szkolenia, na podstawie którego szkolono pracowników. Organizator prowadzi między innymi protokoły egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń.
Najczęstsze błędy pracodawców
- wybranie programu tylko na podstawie skróconej nazwy stanowiska,
- skierowanie pracownika robotniczego na niedopuszczalny kurs online,
- organizowanie szkolenia poza czasem pracy,
- brak danych potrzebnych do wystawienia zaświadczenia,
- pozostawienie zaświadczenia wyłącznie w skrzynce e-mail, bez włączenia go do akt,
- brak kontroli daty następnego szkolenia.
Skieruj pracownika na właściwe szkolenie
Wybierz grupę szkoleniową, przekaż uczestnikowi dostęp i monitoruj realizację w jednym procesie.
Podstawy i źródła
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny. Zakres obowiązków należy zawsze odnieść do aktualnych przepisów i warunków występujących w konkretnej firmie.