Najczęstszą przyczyną przeterminowanego szkolenia nie jest brak wiedzy o obowiązku, lecz rozproszona ewidencja. Data znajduje się w aktach osobowych, przypomnienie w kalendarzu jednej osoby, a lista pracowników w innym pliku. Gdy ktoś zmienia stanowisko albo odchodzi opiekun arkusza, termin łatwo przeoczyć.
Dobry system powinien wskazywać nie tylko datę ważności, ale również właściwą grupę szkoleniową, status realizacji i miejsce przechowywania zaświadczenia.
Jakie informacje zapisywać?
- imię i nazwisko pracownika, stanowisko i komórkę organizacyjną,
- grupę szkolenia okresowego,
- datę rozpoczęcia pracy lub objęcia stanowiska kierowniczego,
- datę ostatniego szkolenia oraz termin kolejnego,
- numer i lokalizację zaświadczenia,
- status skierowania, postęp kursu i wynik egzaminu,
- osobę odpowiedzialną za reakcję na przypomnienie.
Terminy zależą od grupy stanowisk
| Grupa | Pierwsze szkolenie | Kolejne szkolenia |
|---|---|---|
| Pracodawcy i osoby kierujące | do 6 miesięcy | nie rzadziej niż co 5 lat |
| Inżynieryjno-techniczni | do 12 miesięcy | nie rzadziej niż co 5 lat |
| Administracyjno-biurowi, gdy szkolenie jest wymagane | do 12 miesięcy | nie rzadziej niż co 6 lat |
| Robotniczy | do 12 miesięcy | nie rzadziej niż co 3 lata; przy pracach szczególnie niebezpiecznych co roku |
Pracodawca ustala częstotliwość po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, uwzględniając warunki pracy. Wskazane okresy są maksymalne, więc w uzasadnionych przypadkach szkolenia mogą odbywać się częściej.
Ustaw przypomnienia z wyprzedzeniem
Jedno przypomnienie w dniu utraty ważności jest za późne. Praktyczny układ to trzy progi: informacja planistyczna na 90 dni, rozpoczęcie organizacji na 30 dni i alert pilny na 7 dni. Dla większej liczby pracowników warto grupować osoby z podobnym terminem i tą samą grupą szkoleniową.
Co zrobić po wysłaniu pracownika na kurs?
Sam zakup szkolenia nie zamyka zadania. Trzeba kontrolować, czy uczestnik otrzymał dostęp, rozpoczął naukę, ukończył materiał i zdał egzamin. Po szkoleniu należy odebrać zaświadczenie, dołączyć je do akt i wyznaczyć kolejną datę.
Połączenie aplikacji BHP z platformą szkoleniową pozwala przejść z ewidencji terminu bezpośrednio do skierowania pracownika. Status i postęp wracają do rejestru, a po zakończeniu można dołączyć podpisany skan zaświadczenia do wpisu pracownika.
Excel czy aplikacja?
Arkusz może wystarczyć w bardzo małej firmie, jeżeli ma jednego odpowiedzialnego właściciela, kontrolę zmian i niezależne przypomnienia. Wraz ze wzrostem liczby pracowników rośnie ryzyko błędnych formuł, kilku wersji pliku i braku dostępu podczas nieobecności opiekuna.
Aplikacja jest przydatna, gdy rejestr ma być współdzielony, obejmować dokumenty i statusy oraz automatycznie wskazywać zbliżające się terminy. Najważniejsze, aby system miał jedno źródło prawdy i jasno przypisaną odpowiedzialność.
Miesięczna kontrola rejestru
- sprawdź nowych pracowników i zmiany stanowisk,
- przejrzyj terminy na najbliższe 90 dni,
- zweryfikuj szkolenia rozpoczęte, lecz nieukończone,
- dołącz brakujące zaświadczenia,
- potwierdź, że zakończone szkolenia mają wyznaczony kolejny termin.
Terminy, szkolenia i dokumenty w jednym miejscu
Secure BHP pomaga prowadzić rejestr pracowników, przypomnienia i szkolenia online bez przenoszenia danych między kilkoma arkuszami.
Źródła
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny. Zakres obowiązków należy zawsze odnieść do aktualnych przepisów i warunków występujących w konkretnej firmie.