Jak pilnować terminów szkoleń BHP w firmie i nie przegapić ważności?

Najczęstszą przyczyną przeterminowanego szkolenia nie jest brak wiedzy o obowiązku, lecz rozproszona ewidencja. Data znajduje się w aktach osobowych, przypomnienie w kalendarzu jednej osoby, a lista pracowników w innym pliku. Gdy ktoś zmienia stanowisko albo odchodzi opiekun arkusza, termin łatwo przeoczyć.

Dobry system powinien wskazywać nie tylko datę ważności, ale również właściwą grupę szkoleniową, status realizacji i miejsce przechowywania zaświadczenia.

Jakie informacje zapisywać?

• imię i nazwisko pracownika, stanowisko i komórkę organizacyjną,
• grupę szkolenia okresowego,
• datę rozpoczęcia pracy lub objęcia stanowiska kierowniczego,
• datę ostatniego szkolenia oraz termin kolejnego,
• numer i lokalizację zaświadczenia,
• status skierowania, postęp kursu i wynik egzaminu,
• osobę odpowiedzialną za reakcję na przypomnienie.

Terminy zależą od grupy stanowisk

Pracodawca ustala częstotliwość po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, uwzględniając warunki pracy. Wskazane okresy są maksymalne, więc w uzasadnionych przypadkach szkolenia mogą odbywać się częściej.

Ustaw przypomnienia z wyprzedzeniem

Jedno przypomnienie w dniu utraty ważności jest za późne. Praktyczny układ to trzy progi: informacja planistyczna na 90 dni, rozpoczęcie organizacji na 30 dni i alert pilny na 7 dni. Dla większej liczby pracowników warto grupować osoby z podobnym terminem i tą samą grupą szkoleniową.

Co zrobić po wysłaniu pracownika na kurs?

Sam zakup szkolenia nie zamyka zadania. Trzeba kontrolować, czy uczestnik otrzymał dostęp, rozpoczął naukę, ukończył materiał i zdał egzamin. Po szkoleniu należy odebrać zaświadczenie, dołączyć je do akt i wyznaczyć kolejną datę.

Po skierowaniu pracownika na szkolenie odnotuj ten fakt w rejestrze. Ustal sposób potwierdzania udziału i ukończenia szkolenia, a po jego zakończeniu uzupełnij ewidencję oraz dokumentację pracownika.

Jak prowadzić rejestr terminów?

Arkusz może wystarczyć w bardzo małej firmie, jeżeli ma jednego odpowiedzialnego właściciela, kontrolę zmian i niezależne przypomnienia. Wraz ze wzrostem liczby pracowników rośnie ryzyko błędnych formuł, kilku wersji pliku i braku dostępu podczas nieobecności opiekuna.

Jeżeli rejestr prowadzi kilka osób, ustal wspólny sposób zapisywania dokumentów, statusów i kolejnych terminów. Korzystaj z jednej aktualnej ewidencji i jasno przypisz odpowiedzialność za jej uzupełnianie oraz regularne sprawdzanie.

Miesięczna kontrola rejestru

1. sprawdź nowych pracowników i zmiany stanowisk,
2. przejrzyj terminy na najbliższe 90 dni,
3. zweryfikuj szkolenia rozpoczęte, lecz nieukończone,
4. dołącz brakujące zaświadczenia,
5. potwierdź, że zakończone szkolenia mają wyznaczony kolejny termin.

Źródła

• rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP,
• Państwowa Inspekcja Pracy: terminy szkoleń.